Mediacja w sporach budowlanych po zmianach KPC – obowiązek, szansa czy konieczność biznesowa?

Od 1 marca 2026 r. przedsiębiorcy z branży budowlanej funkcjonują w nowych realiach prawnych. Zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego, w szczególności wprowadzenie art. 458³^a k.p.c., wyraźnie wzmacniają rolę mediacji w sporach wynikających z realizacji inwestycji budowlanych. Jednocześnie przepisy dotyczące kosztów procesu (m.in. art. 103 k.p.c.) oraz regulacje o mediacji (art. 183¹ i n. k.p.c.) tworzą system, w którym unikanie mediacji przestaje być opłacalne.

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno, mediacja nie jest już tylko alternatywą dla procesu, ale staje się jego naturalnym, a często pierwszym etapem.

Co się zmieniło – najważniejsze przepisy

Kluczową zmianą jaka miała miejsce jest wprowadzenie art. 458³^a k.p.c., który dotyczy spraw gospodarczych związanych m.in. z umowami o roboty budowlane. Przepis ten stanowi, że w sprawach, o których mowa w art. 458² § 1 pkt 5 k.p.c. tj. w sprawach z umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych Sąd, co do zasady, kieruje strony do mediacji przed pierwszą rozprawą. Mediacja staje się zatem standardowym etapem postępowania, zaś strony powinny być przygotowane na podjęcie realnej próby ugodowego rozwiązania sporu.

Obowiązek nałożony przez ustawodawcę na sąd kierowania stron do mediacji nie oznacza, że są one de facto zmuszane do wyrażenia zgody na mediacje. W mocy pozostają bowiem przepisy art. 183¹–183¹⁵ k.p.c. regulujące zasady prowadzenia mediacji, w tym przepis odnoszące się do wyrażenia zgody na mediacje. Pamiętać jednak należy, że zgodnie z art. 103 k.p.c., postawa strony wobec mediacji może mieć wpływ na rozstrzygnięcie o kosztach procesu,

Zestawienie obowiązujących obecnie przepisów tworzy jasny sygnał, ustawodawca oczekuje, że spory (szczególnie budowlane) będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie. Takie podejście wydaje się całkowicie zrozumiałe biorąc pod uwagę istniejącą sytuację w wymiarze sprawiedliwości.

Co zatem warto wiedzieć o mediacji by wykorzystać ten środek procesowy w sposób jak najbardziej efektywny.

Spór sądowy a mediacja – to dwie całkowicie różne logiki działania

Z perspektywy przedsiębiorcy kluczowe jest zrozumienie, że mediacja i proces sądowy to nie tylko różne procedury, ale zupełnie różne podejścia do konfliktu.

Skierowanie sprawy na drogę sądową oznacza, że powód oczekuje rozstrzygnięcia sporu, oceny zdarzeń, które miały miejsce w przeszłości i wskazanie kto i w jakim zakresie ponosi odpowiedzialność. Sąd bowiem odpowiada na pytanie: kto ma rację? Postępowanie sądowe ma charakter formalny i opiera się o zasady wynikające z obowiązujących przepisów prawa materialnego i procesowego.

W procesach z branży budowlanej kluczową rolę odgrywają dowody, w tym opinie biegłych. Proces sądowy pochłania czas, energię i koszty, obecnie w pierwszej instancji proces trwa często kilka lat i pochłania koszty biegłych, prawników, i czas, który przedsiębiorcy spędzają w salach sądowych.

W sporze sądowym wynik postępowania (wyrok) najczęściej korzystny jest tylko dla jednej strony i nie zawsze jest nią powód. Gdy uwarunkowania procesu sądowego zestawimy z zasadami obowiązującymi na gruncie mediacji, różnice są widoczne wyraźnie.

Celem mediacji jest rozwiązanie problemu. W toku mediacji pytaniem, na które strony poszukują odpowiedzi brzmi, jak zakończyć spór w sposób akceptowalny dla obu stron? a nie, jak to ma miejsce w sporze sądowym, kto ma rację?

Postępowanie mediacyjne jest elastyczne i poufne, a co za tym idzie nie jest tak sformalizowane jak postępowanie sądowe. To strony same wypracowują rozwiązanie, które w praktyce prowadzi do sytuacji win-win, każda strona z mediacji wychodzi w części zwycięsko.

Postępowanie mediacyjne zazwyczaj trwa tygodnie lub miesiące, a nie lata jak to ma miejsce w postępowaniu sądowym. Wynikiem jest ugoda, która zdecydowanie częściej jest bardziej praktyczna niż wyrok.

Zasadniczą różnicą występującą pomiędzy postępowaniem sądowym i mediacyjnym jest rola specjalistycznej wiedzy technicznej. W procesie sądowym, to biegły sądowy jest często kluczową postacią, gdyż to on dostarcza sądowi wiadomości specjalnych pozwalających na ocenę okoliczności faktycznych sprawy i wydanie wyroku. Wielokrotnie zdarza się, że postępowanie dowodowe bywa wieloetapowe (opinie uzupełniające, kolejni biegli), co generuje koszty i wydłuża postępowanie.

W mediacji nie ma formalnego biegłego powoływanego przez sąd. Strony mogą korzystać z własnych ekspertyz, wspólnie wybranego eksperta. Wiedza techniczna służy nie ocenie przeszłości, lecz znalezieniu rozwiązania satysfakcjonującego obie strony, pozwalającego ułożyć wzajemne relacje na przyszłość.

To zasadnicza różnica, gdyż w sądzie biegły pomaga ustalić odpowiedzialność, w mediacji wiedza techniczna pomaga naprawić sytuację.

Czy mediacja ma sens w branży budowlanej?

Zacząć chyba należy od konstatacji, że spory budowlane rzadko mają charakter wyłącznie prawny. Najczęściej dotyczą wad robót budowlanych, jakości wykonania prac, terminowości (opóźnień) wykonania prac czy rozliczeń inwestycyjnych. W takich sytuacjach kluczowe jest nie tylko ustalenie winy, ale przede wszystkim odpowiedź na pytanie, co dalej? Czy i jak można ułożyć relacje pomiędzy stronami by możliwa była kontynuacja realizacji inwestycji.

Mediacja pozwala na uzgodnienie sposobu usunięcia wad, ustalenie nowych terminów realizacji robót, zmianę zakresu prac, zakończenie inwestycji mimo powstałego konfliktu. Dzięki temu możemy w krótkim czasie wypracować akceptowalne dla obu stron rozwiązanie, unikamy więc długoletniego i kosztownego sporu sądowego. Wypracowana ugoda pozwala na ułożenie wzajemnych relacji stron, które nie jest możliwe w wyroku sądowym. Pozwala na uniknięcie wstrzymania prac jak i na zachowanie relacji biznesowych, które jak wiadomo są równie ważne jak wynik finansowy sporu sądowego.

Wydaje się, że jest szereg argumentów przemawiających za zasadnością sięgania przez przedsiębiorców po mediacje jako środka pozwalającego na szybkie rozwiązanie sporu. Dlaczego zatem, statystyki pokazują, że rośnie liczba sporów sądowych w branży budowlanej a mediacja dotychczas nie odgrywała ważnej roli wśród narzędzi służących rozwiązywaniu konfliktowych sytuacji? Co musi się zmienić, aby mediacja była skuteczna?

Wprowadzenie nowych regulacji, czy zmiana dotychczasowych przepisów nie wystarczy. Same przepisy to za mało by mediacje stały się realnym narzędziem w branży budowlanej. Konieczne są zmiany w praktyce. Przede wszystkim trzeba zmienić podejście i nastawienie do sposobu rozwiązywania konfliktów. Konieczne jest odejście od modelu „wygrana–przegrana” na rzecz myślenia w kategoriach rozwiązania problemu, w sposób satysfakcjonujący obie strony (win-win), pozwalający na zachowanie relacji biznesowych.

Drugim koniecznym elementem jest profesjonalne przygotowanie, efektywnie przeprowadzona mediacja wymaga analizy i strategii, tak samo jak proces. Konieczni są doświadczeni mediatorzy, którzy nie tylko potrafiliby wspierać strony od strony prawnej ale i od strony technicznej, co w branży budowlanej jest szczególnie ważne ze względu na duży walor pierwiastka technicznego w takich sprawach. Rzecznicy patentowi to jedna z takich kategorii profesjonalnych pełnomocników, którzy w mediacjach mogą być bardzo pomocni. Nie można bowiem tracić z pola widzenia, że w branży budowlanej coraz więcej rozwiązań jest chronionych jako prawa wyłączne, np. patenty, wzory użytkowe.

No i na koniec pamiętać należy by mediację prowadzić w sposób zintegrowany z zarządzaniem inwestycją, mediacja powinna być elementem zarządzania ryzykiem, a nie działaniem „na końcu”.

Impuls czy realna zmiana praktyki rynkowej?

To zależy od przedsiębiorców. Wiele zależy od tego jak będą oni traktowali mediacje. Jeżeli mediacja będzie traktowana jako formalność, pozostanie dodatkowym etapem postępowania i niewiele zmieni się w dotychczasowej praktyce rynkowej oraz procesowej. Jeżeli stanie się narzędziem biznesowym, to może realnie zmienić sposób prowadzenia sporów w branży budowlanej.

Zmiany w przepisach nie wyeliminują sporów budowlanych, ale mogą zmienić sposób ich prowadzenia i rozwiązywania. Dziś przewagę zyskują nie tylko ci, którzy mają rację, ale przede wszystkim ci, którzy potrafią szybko ocenić sytuację, ograniczyć ryzyko i efektywnie zakończyć spór. Mediacja, odpowiednio wykorzystana, pozwala osiągnąć wszystkie te cele.

W realiach branży budowlanej jest to alternatywa dla procesu sądowego, a coraz częściej najbardziej racjonalna decyzja biznesowa. Należy wierzyć, że coraz więcej przedsiębiorców będzie wybierało tę właśnie drogę, drogę mediacji.

Opracowała Dorota Rzążewska.