Mniej formalności w spółkach. Nadchodzą zmiany w Kodeksie spółek handlowych
Projekt nowelizacji Kodeksu spółek handlowych ma uprościć codzienne funkcjonowanie spółek z o.o. i prostych spółek akcyjnych. Jeżeli przepisy wejdą w życie w obecnym kształcie, łatwiejsze stanie się m.in. zawiadamianie wspólników o zgromadzeniach oraz udzielanie pełnomocnictw – bez konieczności zachowywania formy pisemnej.
Jedna z najważniejszych zmian dotyczy zawiadamiania wspólników spółki z o.o. o zgromadzeniu wspólników. Nadal podstawowym sposobem będzie wysłanie listu poleconego albo przesyłki kurierskiej co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia.
Spółka będzie jednak mogła wysłać zawiadomienie również e-mailem albo na adres do doręczeń elektronicznych. Wspólnik będzie musiał wcześniej wyrazić na to zgodę i wskazać odpowiedni adres, ale zgoda nie będzie już wymagała formy pisemnej. Wystarczająca będzie forma dokumentowa, czyli na przykład wiadomość e-mail.
Projekt upraszcza również zasady udzielania pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. Pełnomocnictwa będzie można udzielić w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje bardziej rygorystyczne wymagania.
Podobna zmiana obejmie prostą spółkę akcyjną. Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy i wykonywania prawa głosu również będzie mogło zostać udzielone w formie dokumentowej. Jego kopię nadal trzeba będzie dołączyć do księgi protokołów.
W praktyce wspólnik lub akcjonariusz będzie mógł udzielić pełnomocnictwa między innymi w wiadomości e-mail albo przez przesłanie skanu dokumentu. Nie będzie przy tym konieczne posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym ani składanie własnoręcznego podpisu.
Umowa spółki będzie mogła zachować surowsze wymagania, na przykład obowiązek udzielania pełnomocnictw na piśmie. Warto więc po wejściu przepisów w życie sprawdzić treść umowy spółki i stosowane w niej procedury.
Do zgód i pełnomocnictw udzielonych przed wejściem nowelizacji w życie nadal będą stosowane dotychczasowe przepisy.
Zmiany mają praktyczne znaczenie zwłaszcza dla spółek, których wspólnicy przebywają za granicą albo na co dzień komunikują się ze spółką elektronicznie. Uproszczenie formalności może przyspieszyć organizowanie zgromadzeń i ograniczyć konieczność przesyłania papierowych dokumentów.
Nowe rozwiązania mają wejść w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy. Na razie jest to jednak projekt, a nie obowiązujące prawo.
Opracował:
