Wybór odpowiedniej formy zatrudnienia to jedna z kluczowych decyzji dla każdego pracodawcy. Umowa o pracę zapewnia stabilność i większą kontrolę nad personelem, wiąże się jednak z licznymi obowiązkami wynikającymi z Kodeksu pracy. Umowa zlecenie daje większą elastyczność i często niższe koszty, niesie za to ryzyko błędnej kwalifikacji stosunku prawnego. W artykule omawiamy najważniejsze różnice między tymi formami współpracy oraz wskazujemy, jak dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Umowa o pracę czy umowa zlecenie – co wybrać w firmie

Gdy prowadzisz firmę i chcesz zatrudnić osobę, która nie ma własnej działalności masz dwie podstawowe możliwości: zaoferować umowę o pracę lub umowę zlecenie. Warto wiedzieć czym różnią się te dwie formy umowy, zanim podejmiesz decyzję.

Umowa o pracę – najważniejsze informacje dla pracodawcy

To forma zatrudnienia, która pociąga za sobą najwięcej formalności. Pracownik ma ustalone godziny i miejsce pracy oraz zakres obowiązków. Ty jako pracodawca musisz przestrzegać przepisów Kodeksu pracy. To oznacza, że jesteś zobowiązany np. udzielać urlopów, wypłacać wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni w roku (a po 50 roku życia przez 14 dni), przestrzegać zasad BHP, czuwać by nie dochodziło do mobbingu czy dyskryminacji i wiele innych.

Zalety z zawarcia umowy o pracę z perspektywy pracodawcy:

• masz jasne zasady współpracy
• pracownik jest bardziej związany z firmą
• możesz lepiej kontrolować jego pracę
• jeżeli w zakresie obowiązków pracownik stworzy utwór, automatycznie nabywasz do niego autorskie prawa majątkowe

Wady umowy o pracę z perspektywy pracodawcy:

• więcej obowiązków formalnych
• trudniej zakończyć współpracę

Umowa zlecenie – kiedy warto zdecydować się na jej podpisanie

Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, co oznacza, że w jej przypadku nie obowiązują przepisy Kodeksu pracy, lecz przepisy kodeksu cywilnego, a także ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2024 poz. 1773 ze zm.). Pracownik nie musi pracować w określonych godzinach ani miejscu. Można umówić się na wykonywanie konkretnych czynności. Nie trzeba również kierować takiej osoby na badania lekarskie.  Składki ZUS nie będą obowiązkowe, jeśli umowa dotyczy ucznia lub studenta do 26. roku życia, a także wtedy, gdy zleceniobiorca posiada inne pełne zatrudnienie, od którego odprowadzane są składki co najmniej w wysokości składek od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zleceniodawca, poza kilkoma wyjątkami, jest też zobowiązany do ewidencjonowania przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin w celu weryfikacji czy stawka godzinowa nie jest poniżej minimalnego wynagrodzenia (w 2025 było to 30,50 a od 1 stycznia 2026 wyniesie 31,40 zł brutto)

Zalety dla firmy:

• większa elastyczność
• w pewnych przypadkach niższe koszty
• łatwiejsze zakończenie współpracy

Wady z perspektywy firmy:

• mniejsza kontrola nad pracownikiem
• ryzyko, że jeżeli stosunek zatrudnienia będzie przypominał umowę etatową, to umowa może zostać zakwestionowana przez inspekcję pracy (tu trzeba w szczególności mieć na względzie projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, który zakłada przyznanie inspektorom pracy uprawnienia do stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej, dziś odbywa się to przez konieczność wytoczenia powództwa przez PIP)
• ryzyko dodatkowego oskładkowania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, gdy np. uzna, że pomiędzy Zleceniodawcą, a studentem faktycznie nawiązał się stosunek pracy
• brak lojalności ze strony zleceniobiorcy
• konieczność dodatkowego zadbania o majątkowe prawa autorskie do twórczości, którą zleceniobiorca będzie wykonywał w ramach powierzonych mu zadań

Co wybrać, aby zoptymalizować zatrudnienie?

Jeśli chcesz budować zespół na stałe i zależy Ci na stabilności, wybierz umowę o pracę. Jeśli potrzebujesz kogoś do konkretnego zadania, na stosunkowo krótki czas i masz do czynienia z uczniem lub studentem, umowa zlecenie może być dla Ciebie korzystniejszym rozwiązaniem.

Za każdym razem warto skonsultować się z kancelarią prawną, która pomoże dobrać odpowiednią formę umowy z pracownikiem i przygotuje odpowiednie zapisy. Zapraszamy do kontaktu.

Anna Hoffman-Flatow -dzięki wieloletniemu doświadczeniu pracy jako prawnik wewnętrzny (in-house) doskonale rozumie potrzeby przedsiębiorców i wyzwania związane z zarządzaniem biznesem. Specjalizuje się w obsłudze prawnej firm, w szczególności w zakresie prawa pracy, prawa gospodarczego i handlowego, ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa oraz prawa konsumentów.