Planowana rewolucja w prawie pracy – czy rok 2026 będzie dla prawa pracy tym co 2018 dla ochrony danych osobowych?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), który znacząco wzmacnia uprawnienia inspektorów i zmienia sposób kontroli przestrzegania prawa pracy w Polsce. Projekt bywa określany jako „rewolucja na miarę zmian jaką w ochronie danych osobowych zrobiło RODO w zakresie prawa pracy” – ze względu na przyznanie PIP realnych narzędzi egzekucyjnych, przypominających te, które RODO dało inspektorom ochrony danych osobowych (w przypadku RODO były to wysokie kary, tu ogromną zmianą będzie uprawnienie do zamiany stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy). 

Dlaczego postulowana jest ta zmiana? 

Obecnie PIP dysponuje ograniczonymi możliwościami egzekwowania prawa pracy. W praktyce inspektor może jedynie występować do pracodawcy z zaleceniami, wnieść powództwo do sądu lub nałożyć karę w wysokości do 30 000 zł. Takie uprawnienia w wielu przypadkach okazują się niewystarczające, aby skutecznie chronić prawa pracowników i eliminować przypadki nadużyć w zatrudnieniu. 

Najważniejsze zmiany w projekcie ustawy 

Decyzje administracyjne inspektorów pracy 

Projekt przewiduje, że okręgowi inspektorzy pracy będą mogli wydawać decyzje administracyjne stwierdzające istnienie stosunku pracy, nawet jeśli formalnie zawarto umowę cywilnoprawną. 

Decyzja inspektora ma natychmiastową wykonalność. Oznacza to, że: 

• zleceniobiorca staje się pracownikiem, 

• pracodawca musi zgłosić go do ubezpieczeń społecznych, odprowadzić składki i zaliczki na podatek dochodowy oraz zapewnić wszystkie świadczenia pracownicze wynikające z Kodeksu pracy, 

• decyzja obejmuje również wstecznie datę zawarcia umowy i rozpoczęcia świadczenia pracy. 

Ścieżka odwoławcza 

Od decyzji inspektora przysługuje odwołanie do Głównego Inspektora Pracy (GIP) w terminie 7 dni. 

• Postępowanie odwoławcze nie wstrzymuje skutków decyzji – pracownik nadal traktowany jest jako zatrudniony. 

• GIP rozstrzyga sprawę w terminie 30 dni. Od decyzji GIP możliwe jest wniesienie skargi do sądu pracy. 

Dodatkowe zmiany w zakresie kontroli 

Projekt wprowadza również szereg innych istotnych zmian: 

• kontrola może obejmować okres do jednego roku wstecz, 

• umożliwienie kontroli w trybie zdalnym, 

• zniesienie obowiązku podpisu protokołu przez reprezentanta kontrolowanego podmiotu, 

• podwyższenie kar grzywny i mandatów za naruszenia prawa pracy. 

Pierwotnie planowany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2026 r., Fakt, że w połowie grudnia ustawa nie przeszła pełnej ścieżki legislacyjnej oznacza, że ten termin zostanie przesunięty. 

Co oznacza to dla pracodawców? 

Nowe regulacje nie oznaczają automatycznego zakazu stosowania umów cywilnoprawnych, ale podkreślają konieczność rzetelnego stosowania tych form zatrudnienia. Kluczowe jest, aby umowy cywilnoprawne nie maskowały faktycznego stosunku pracy. 

Na co zwrócić uwagę przy współpracy na umowach cywilnoprawnych 

1. Podporządkowanie – pracownik wykonuje polecenia pracodawcy, brak pełnej samodzielności w organizacji pracy. 

1. Stałe miejsce i czas pracy – obowiązek świadczenia pracy w określonym miejscu i godzinach ustalonych przez pracodawcę. 

1. Osobiste wykonywanie pracy – pracownik nie może powierzyć pracy osobie trzeciej, w umowach cywilnoprawnych dopuszcza się zastępstwo. 

1. Odpłatność i ryzyko – w przypadku umowy o pracę wynagrodzenie przysługuje za czas pracy, niezależnie od efektu, a ryzyko gospodarcze spoczywa na pracodawcy. W umowach cywilnoprawnych ryzyko spoczywa na wykonawcy. 

1. Włączenie w strukturę organizacyjną – pracownik jest częścią zespołu, stosuje regulaminy i procedury firmy; wykonawca działa samodzielnie. 

1. Urlop i zwolnienia lekarskie – przyznawane tak samo jak w stosunku pracy są kolejną przesłanką, że umowa cywilnoprawna może być uznana za pozorną. 

Brak spełnienia powyższych kryteriów wskazuje, że mamy do czynienia z prawidłową umową cywilnoprawną, której PIP nie powinien kwestionować. 

Checklista dla pracodawców (przygotowanie do zmian) 

✅ Przeprowadzenie audytu umów cywilnoprawnych pod kątem faktycznego stosunku pracy
✅ Aktualizacja regulaminów i procedur wewnętrznych w kontekście nowych obowiązków
✅ Przeszkolenie kadry zarządzającej i menedżerów w zakresie nowej polityki zatrudnienia
✅ Przygotowanie dokumentacji do zgłoszenia pracowników do ZUS i systemów płacowych
✅ Opracowanie procedur postępowania w przypadku kontroli PIP i wydania decyzji administracyjnej 

Opracowała Anna Hoffman-Flatow