KSeF po 1 lutego 2026 r. będzie dotyczyć już wszystkich przedsiębiorców

Wszystko wskazuje na to, że nie doczekamy się kolejnego przedłużenia wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Choć oficjalnie mówi się o stopniowym wdrażaniu KSEF i co najmniej 3 terminach: 1 lutego 2026, 1 kwietnia 2026 oraz 1 stycznia 2027, w praktyce to już 1 lutego 2026 r. będzie punktem granicznym dla wszystkich firm.

Od 1 lutego br. formalnie obowiązek pełnego KSEF i przesyłania w nim faktur sprzedażowych dotyczyć będzie jedynie największych przedsiębiorców (powyżej 200.0000 mln obrotu). Jednak od tej daty każda firma musi odbierać faktury przez KSeF, bez względu na jej wielkość, VAT lub zwolnienie z VAT.

To wymusza konieczność zmiany obiegu faktur niemal w każdej firmie. Każdy przedsiębiorca musi zadecydować kto będzie miał prawo poboru faktur kosztowych, mając na względzie też fakt, że niektóre z nich mogą zawierać dane wrażliwe.

Kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

• od 1 lutego 2026 r. duże firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto
• od 1 kwietnia 2026 r. prawie wszyscy pozostali przedsiębiorcy (MŚP, JDG, spółki) jeśli miesięczna sprzedaż fakturowana przekracza 10 000 zł brutto
• do 31 grudnia 2026 r. wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców, jeśli ich miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury poza KSeF

Od wejścia obowiązku:

• jedyną poprawną formą faktury, będzie faktura ustrukturyzowana (XML) w KSeF
• PDF lub wydruk to tylko wizualizacja, pełniąca funkcje informacyjną
• faktura jest uznana za wystawioną w momencie nadania numeru KSeF, a nie wysłania maila

Wszyscy muszą zalogować się do KSeF

Przedsiębiorca musi:

• mieć dostęp do KSeF (sam lub przez biuro rachunkowe)
• nadać uprawnienia pracownikom lub księgowym
• mieć narzędzie do odbioru faktur (aplikacja Ministerstwa Finansów albo system księgowy)

Co z awariami? Jest tryb „offline”

W praktyce awarie systemu mogą się zdarzyć, KSeF przewiduje na to specjalny tryb offline. Można z niego korzystać, gdy:

• system KSeF jest niedostępny,
• nie ma połączenia z Internetem,
• występują problemy techniczne w systemie.

W takiej sytuacji można wystawić fakturę offline, oznaczoną specjalnym kodem QR, i przesłać ją do KSeF w terminie do 3 dni roboczych od dnia jej wystawienia, tzw. tryb offline24.

Brak kar w 2026 roku

Do końca 2026 r. nie przewidziano kar za:

• brak wystawiania faktur w KSeF,
• błędy techniczne w fakturach,
• problemy z wdrożeniem systemu.

To daje przedsiębiorcom czas na spokojne przygotowanie się do pełnej obsługi KSeF i oswojenie nowych obowiązków.

Od 2026 r. pełna widoczność faktur dla skarbówki

Od 2026 r. faktury wystawiane w KSeF trafiają automatycznie do organów podatkowych, co zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość dokumentów. Wyjątki dotyczą najmniejszych firm korzystających jeszcze z trybu offline do końca 2026 r.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na KSeF?

Nasi eksperci zapewniają:

Przygotowanie procedur obsługi faktur w KSeF

• Opracowanie procedur zgodnych z prawem i najlepszymi praktykami.
• Instrukcje dla działów księgowości i HR, co robić w przypadku awarii lub trybu offline.

Wdrożenie trybu offline i zarządzanie uprawnieniami

• Doradztwo, jak poprawnie przydzielać uprawnienia pracownikom i księgowym.
• Konsultacje dotyczące obsługi trybu offline i obowiązków wynikających z przepisów.

Zapewnienie gotowości firmy i minimalizacja ryzyka

• Analiza ryzyka prawnego i podatkowego.
• Szkolenia i rekomendacje działań proaktywnych.
• Przygotowanie dokumentów i procedur, które pozwolą firmie bezpiecznie funkcjonować przy nowych przepisach.

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach już dziś >>

Opracowała Anna Hoffman-Flatow.