Nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzi w życie tzw. Nowy Pakiet Imigracyjny, czyli ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania cudzoziemcom pracy w Polsce. Zmiany te mają kluczowe znaczenie dla pracodawców – zwłaszcza z branży budowlanej, gastronomicznej, produkcyjnej, logistycznej oraz usług porządkowych, które powszechnie korzystają z pracy cudzoziemców. 

Surowe kary za nielegalne zatrudnianie obcokrajowców – do 50 000 zł

Z punktu widzenia firmy, ryzyko finansowe wrośnie znacząco – nowe przepisy przewidują grzywny od 3 000 zł do nawet 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi. Na przykład, jeśli firma budowlana nie dopełni formalności przy zatrudnianiu obywatela Uzbekistanu może ponieść koszty większe niż miesięczne wynagrodzenia całej brygady. 

Zakaz pracy na podstawie wiz z innych krajów Schengen 

Od czerwca 2025 r. nie będzie już możliwe legalne zatrudnienie osoby, która przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inny kraj UE. Dla firm rekrutujących pracowników np. z Litwy lub Czech, które wcześniej wydawały „szybsze” wizy – oznacza to konieczność przebudowania procesów kadrowych i rekrutacyjnych. 

Elektronizacja procedur legalizacji zatrudnienia  

Zgodnie ze zmianami wszystkie formalności związane z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców będą realizowane wyłącznie drogą elektroniczną, co może być korzystne dla firm korzystających z zaawansowanych systemów HR lub ERP. Jednak dla mniejszych przedsiębiorców to oznacza potrzebę wdrożenia nowych rozwiązań cyfrowych lub outsourcingu obsługi kadrowej do wyspecjalizowanych firm. 

Nowe kompetencje powiatów – lokalne ograniczenia zatrudnienia cudzoziemców 

Przepisy przewidują likwidację tzw. testu rynku pracy (procedury mającej na celu sprawdzenie, czy na lokalnym rynku pracy są dostępni kandydaci do pracy, którzy mogą zaspokoić potrzeby kadrowe przedsiębiorstwa.). Zamiast tego starości będą mogli określić zawody, na które nie można zatrudniać obcokrajowców na danym stanowisku. Lista takich zawodów musi być zatwierdzona przez wojewodę. Na przykład, jeśli w danym powiecie jest wysokie bezrobocie wśród kierowców, urząd może zablokować możliwość zatrudnienia cudzoziemców na tym stanowisku. Dla firm transportowych działających regionalnie to może oznaczać konieczność zmiany lokalizacji rejestracji działalności lub przestój w rekrutacji. 

Wzrost znaczenia agencji pracy  

Jeśli Twoja firma korzysta z outsourcingu pracowników, upewnij się, że współpracujesz z legalnie działającą agencją zatrudnienia.  W przeciwnym razie, nawet jeśli formalności były realizowane przez zewnętrzną agencję, to pracodawca poniesie odpowiedzialność i może otrzymać karę minimum 6 000 zł za każdego cudzoziemca. 

Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców – kopie umów i dokumentów

Nowe prawo wymaga od firm m.in.  obowiązek przekazywania urzędom kopii zawartych umów z cudzoziemcami oraz dokumentów potwierdzających legalność zatrudnienia. To oznacza konieczność przebudowy procesów administracyjnych, w tym dostosowania szablonów umów i wdrożenia ścisłego rejestrowania zatrudnienia. 

Co zrobić, aby przygotować się do zmian?

• Zweryfikuj legalność wszystkich zatrudnionych cudzoziemców – zleć wykonanie audytu wszystkich dokumentów i procedur. 

• Zadbaj o cyfrowe narzędzia do składania wniosków i przechowywania dokumentów. Pamiętaj o aspektach bezpieczeństwa cyfrowego i stosownej ochronie danych osobowych [link] 

• Przeanalizuj lokalny rynek pracy – sprawdź, czy Twoi pracownicy nie będą objęci ograniczeniem starosty. 

• Wybieraj tylko legalne agencje zatrudnienia – sprawdź rejestr i upewnij się, że współpracujesz z odpowiednimi kontrahentami. 

• Szkól zespół HR i kadr – nowe obowiązki administracyjne są szczegółowe i podlegają kontroli. Upewnij się, że Twoi pracownicy dysponują pełną i aktualną wiedzą. 

Nowe przepisy mają na celu zwiększenie kontroli nad rynkiem pracy i ochronę legalnych warunków zatrudnienia.  Dostosowanie się do zmian to nie tylko wyzwanie, ale również szansa na uporządkowanie dokumentacji, cyfryzację procesów oraz zapewnienie większej przejrzystości, które zapewnią firmie stabilność, bezpieczeństwo prawne i lepszą reputację na rynku pracy.