Umowy zlecenia wliczane do stażu pracy od 2026 r. Co to oznacza w praktyce?

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zasadę, że okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia (oraz innych umów o świadczenie usług), od 2026 roku są zaliczane do stażu pracy.

Rok 2026 przynosi jedną z największych zmian w polskim prawie pracy ostatnich dekad. Nowelizacja Kodeksu pracy kończy wieloletni dualizm, który różnicował sytuację prawną osób zatrudnionych na etatach oraz tych świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych czy w ramach własnej działalności gospodarczej. Okresy „nieetatowe” zyskują teraz nową wagę, bezpośrednio wpływając zarówno na koszty operacyjne przedsiębiorstw, jak i na uprawnienia socjalne pracowników.

Przeanalizujmy tę zmianę nie tylko jako korektę przepisów, lecz także jako istotne wyzwanie logistyczne i finansowe dla pracodawców.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Ustawodawca zdecydował się na etapowe wdrażanie nowych przepisów, dając sektorowi prywatnemu więcej czasu na dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i budżetów:

• 1 stycznia 2026 r. – nowe zasady wchodzą w życie w sektorze publicznym.
• 1 maja 2026 r. – przepisy zaczynają obowiązywać w sektorze prywatnym.

Co dokładnie wliczamy do stażu?

Nowelizacja wprowadza zasadę, że do okresu zatrudnienia (stażu pracy) wlicza się okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, a także okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.

Kluczowym kryterium jest tu podleganie ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu i rentowemu). Oznacza to, że do stażu wliczamy okresy, za które odprowadzano składki.

Co istotne, z obecnych interpretacji wynika, że okresy tzw. „zerowego ZUS-u” (np. umowy zlecenia ze studentami do 26. roku życia) mogą nie podlegać zaliczeniu, co jest kluczową informacją dla branż opierających się na zatrudnianiu osób uczących się.

Działanie wsteczne – największe wyzwanie dla HR

Nowe regulacje mają charakter retrospektywny. Oznacza to, że pracownik może przedstawić dokumenty potwierdzające zlecenia sprzed 10, 15 czy 20 lat. Choć prawo nie działa wstecz w sensie wypłaty zaległych świadczeń (pracownik nie może żądać wyrównania urlopu za 2024 rok), to „od teraz” nabywa on wyższe uprawnienia na podstawie historycznego stażu.

Staż ogólny vs. Staż zakładowy

Dla pracodawcy kluczowe jest rozróżnienie dwóch rodzajów stażu, gdyż generują one odmienne skutki prawne, mowa o stażu ogólnym i zakładowym.

Staż ogólny (zewnętrzny) obejmuje wszystkie okresy zlecenia i działalności u dowolnych zleceniodawców w przeszłości. Wpływa on przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego. Pracownik, który dotąd legitymował się 8-letnim stażem pracy i 3-letnim okresem zleceń u innych podmiotów, z dniem wejścia w życie przepisów przeskoczy z 20 na 26 dni urlopu.

Staż zakładowy (wewnętrzny) dotyczy okresów pracy u obecnego pracodawcy. Ma on kluczowe znaczenie przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia (np. przejście z 1 miesiąca na 3 miesiące), wysokości odprawy przy zwolnieniach grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika oraz prawa do nagród jubileuszowych i dodatków stażowych (jeśli wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych).

Jak udokumentować „staż zleceniowy”?

Podstawowym dowodem pozostają zaświadczenia z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Jednak w sytuacjach, gdy dane w systemach ZUS są niekompletne, ciężar dowodu spoczywa na pracowniku. Działy kadr będą musiały zmierzyć się z weryfikacją:

• starych umów zlecenia i rachunków,
• potwierdzeń przelewów wynagrodzenia,
• dokumentów potwierdzających wyrejestrowanie działalności gospodarczej.

Dla kadr to nie tylko praca administracyjna, ale i ryzyko błędnego naliczenia stażu, co może prowadzić do sporów przed Sądem Pracy.

Ryzyka i rekomendacje dla pracodawców

Z punktu widzenia biznesowego, nowelizacja oznacza realny wzrost kosztów pracy (tzw. „ukryty koszt urlopowy”). Rekomendujemy podjęcie następujących kroków wyprzedzających:

• Audyt rezerw urlopowych – oszacowanie, ilu pracowników po doliczeniu zleceń nabędzie prawo do 26 dni urlopu i jak wpłynie to na rezerwy finansowe firmy w II połowie 2026 roku.
• Weryfikacja umów z obecnymi pracownikami – przegląd historii osób, które przed zatrudnieniem na etat pracowały w firmie na zleceniu. Ich okresy wypowiedzenia mogą wydłużyć się z mocy prawa niemal z dnia na dzień.
• Procedura dokumentacyjna – opracowanie wewnętrznej instrukcji przyjmowania i weryfikowania dokumentów stażowych, aby uniknąć chaosu w działach HR po 1 maja 2026 r.

Poniżej prezentujemy trzy przykłady (case study), które ilustrują praktyczne skutki nowych przepisów w zakresie zaliczania okresów „nieetatowych” do stażu pracy. Pokazują one, jak zmiany mogą wpłynąć na uprawnienia pracowników oraz obowiązki pracodawców w codziennej praktyce kadrowej.

Case study – zaliczenie okresów „nieetatowych” do stażu zakładowego

Pan Jan wykonywał umowy zlecenia u obecnego pracodawcy w latach 2018–2021, a od 2022 r. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Po wejściu w życie nowych przepisów składa w dziale kadr dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy współpracy.
Pracodawca dolicza mu 3 lata pracy „nieetatowej” do stażu zakładowego. W konsekwencji staż pracy Pana Jana u tego pracodawcy ulega wydłużeniu, co może mieć bezpośredni wpływ na jego uprawnienia pracownicze.
Jeżeli dzięki temu jego staż ogólny przekroczy 10 lat, Pan Jan nabywa prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego oraz innych świadczeń uzależnionych od stażu pracy.

Case study – Skokowy wzrost wymiaru urlopu (Staż ogólny)

Pani Anna zatrudniła się w kancelarii w 2024 roku na umowę o pracę. Jest to jej pierwsza praca etatowa po studiach, więc obecnie posiada 20 dni urlopu. Jednak w trakcie studiów (lata 2020–2023) Pani Anna pracowała przez 36 miesięcy na umowę zlecenia w innej firmie, od której odprowadzano pełne składki ZUS (nie korzystała ze zwolnienia dla studentów, bo pracowała w branży specjalistycznej powyżej 26. roku życia).

Po 1 maja 2026 r. Pani Anna przedkłada zaświadczenie z ZUS o okresach ubezpieczenia z lat 2020–2023. Pracodawca dolicza jej te 3 lata do stażu ogólnego. Ponieważ Pani Anna ma już 2 lata etatu i 8 lat zaliczonych za ukończenie studiów wyższych, doliczenie 3 lat zlecenia powoduje, że jej staż przekracza 10 lat.
W rezultacie z dniem dostarczenia dokumentów Pani Anna nabywa prawo do 26 dni urlopu (zamiast dotychczasowych 20).

Case study – Wydłużenie okresu wypowiedzenia (Staż zakładowy)

Pan Marek pracuje w firmie produkcyjnej na umowę o pracę od stycznia 2025 roku. Wcześniej, w tej samej firmie, przez pełne 3 lata (2021–2024) świadczył usługi na podstawie umowy zlecenia. W maju 2026 roku pracodawca planuje wręczyć Panu Markowi wypowiedzenie z przyczyn ekonomicznych.

Przed nowelizacją staż zakładowy Pana Marka wynosiłby tylko 1,5 roku (tylko etat), co oznaczałoby 1 miesiąc okresu wypowiedzenia. Po zmianach okres 3 lat zlecenia u tego samego pracodawcy sumuje się z okresem etatu. Łączny staż zakładowy wynosi więc 4,5 roku. Okres wypowiedzenia Pana Marka wydłuża się z 1 miesiąca do 3 miesięcy. Dodatkowo, przy ewentualnym rozwiązaniu umowy, Pan Marek nabędzie prawo do wyższej odprawy (odpowiadającej stażowi powyżej 2 lat).

Zmiany te, choć sprawiedliwe społecznie, wymagają od pracodawców dużej dyscypliny prawnej. Zespół JWP Legal aktywnie wspiera przedsiębiorców w audytowaniu historii zatrudnienia i przygotowaniu organizacji na nowe standardy liczenia stażu pracy.

Opracowała Anna Hoffman-Flatow.